Konsep Peminjaman Rekam Medis

1. Pengertian Rekam Medis
Menurut Permenkes No.269 /Per/III/2008
“Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,pemeriksaan,pengobatan,tindakan dan pelayanan lain yang telah di berikan kepada pasien”.

“Rekam medis merupakan hasil aktivitas pencatatan pada suatu rumah sakit atau suatu institusi pelayanan kesehatan yang berupa data. Data tersebut meliputi data sosial maupun data medis pasien rawat jalan dan rawat inap dan diproses oleh seorang tenaga rekam medis ataupun paramedis sehingga menjadi informasi yang berguna bagi rumah sakit. Adapun pengertian rekam medis adalah himpunan fakta-fakta yang berhubungan dengan riwayat hidup dan kesehatan tentang seorang pasien tersebut yang ditulis oleh professional dibidang kesehatan” (Huffman, 1994).

2. Tujuan Rekam Medis
Menurut petunjuk teknis penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit Depkes RI Dirjen Yanmed tahun 1997, tujuan terlaksananya rekam medis adalah “untuk menunjang tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan rumah sakit”.

3. Kegunaan Rekam Medis
Menurut DIRJEN YanMed (1997:33) Kegunaan rekam medis bisa di lihat dari berbagai aspek antara lain:
a) Aspek Administrasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi,karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggungjawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
b) Aspek medis
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena catatn tersebut di pergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus di berikan kepada seorang pasien.
c) Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hokum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakan hokum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakan keadilan.
d) Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data/informasi yang dapat di pergunakan sebagai aspek keuangan.
e) Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data/informasi yang dapat diperginakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.
f) Aspek Pendidikan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medic yang di berikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran di bidang profesi si pemakai.
g) Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit.
Menurut Huffman (1994) menyatakan bahwa kegunaan rekam medis adalah sebagai berikut :
a) Manajemen pelayanan pasien
b) Quality Review (tinjauan kualitas)
c) Financial reimbursement (pengurusan klaim asuransi)
d) Legal affairs (perkara hukum)
e) Education (pendidikan)
f) Research (penelitian)
g) Public health (kesehatan umum)
h) Planning and marketing (perencanaan dan pemasaran)

H. Konsep Peminjaman Rekam Medis
1. Prosedur Peminjaman
Dalam kegiatan penyimpanan dan pengambilan kembali agar pelaksanaan dapat di simpan dan di ambil kembali dengan cepat dan tepat serta dapat di pelihara/dapat di simpan dalam waktu yang lama tanpa cepat rusak, maka sarana dan prasarananya harus mendukung,yaitu sebagai berikut:

a) Ruang penyimpanan
b) Alat penyimpanan
c) Petunjuk penyimpanan atau penyekat antara beberapa RM
d) Pelindung rekam medis
e) Bon peminjaman
f) Outguides (petunjuk keluar) atau tracer
g) Alat penunjang lainnya.

2. Ketentuan dan Prosedur Penyimpanan
a) Rekam medis sebelum di simpan harus di sortir terlebih dahulu
b) Hanya petugas rekam medis yang menangani penyimpanan dan pengambilan rekam medis, kecuali petugas khusus.
c) Rekam medis yang rusak atau terlepas dari sampulnya harus segera di perbaiki.
d) Pemeriksaan/Audit penyimpanan harus dilakukan secara periodik (untuk menemukan salah simpan atau RM yang belum kembali pada waktunya)
e) RM yang penting(berkaitan dengan hukum) di simpan di tempat khusus yang terjaga kerahasiaannya.
f) Petugas harus memelihara agar RM terjaga kerapihan dan kebersihannya.
g) RM yang dalam proses (Assembling,Analisa dan lain-lain) di simpan di meja/rak tertentu.
h) Koordinator penyimpanan harus membuat laporan:
1) Jumlah RM yang keluar/dipinjam
2) Jumlah permintaan darurat
3) Jumlah salah simpan
4) Jumlah yang RM yang tidak di temukan

3. Pengambilan kembali Rekam Medis
Kegiatan pengambilan kembali rekam medis dari tempat penyimpanan di lakukan karena kebutuhan diantaranya:
a) Untuk berobat jalan/control
b) Untuk rawat inap
c) Untuk penelitian
d) Untuk pendidikan
e) Untuk pengadilan
f) Untuk Analisa kuantitatif dan kualitatif

4. Ketentuan pengambilan kembali rekam medis
a) Setiap RM yang di ambil kembali/keluar harus di ganti menggunakan out guide/petunjuk keluar
b) Peminjam harus mengembalikan tepat waktu dalam keadaan baik
c) Ditentukan kebijakan /peraturan berapa lama/ waktu RM dapat di luar rak penyimpanan sesuai dengan jenis peminjamnanya.Idealnya setelah jam kerja sudah kembali lagi.
d) RM tidak boleh di bawa keluar RS kecuali atas perintah pengadilan.
e) Peminjaman RM untuk keperluan pembuatan makalah ,riset,dll oleh dokter/tenaga kesehatan lainnya sebaiknya di kerjakan di ruang RM.
f) Mahasiswa dapat meminjam RM jika mempunyai surat pengantar dari dokter ruangan.
g) Untuk pasien yang di rujuk,RM tidak boleh di bawa cukup dengan resume akhir pelayanan.

5. Prosedur Pengambilan Kembali Rekam Medis
a) Setelah ada permintaan untuk peminjaman, maka sebelum di lakukan pengambilan kembali di buatkan bon peminjaman (rangkap 3).
b) Menyimpan bon peminjaman pada RM, Out Guide dan pada kotak Bon peminjaman di unit RM atau di tempat yang meminjamnya.
c) Menyimpan Out Guide pada tempat RM yang di ambil.
d) Apabila ada perpindahan peminjaman maka di catat pada slip transfer dan di beritakan ke unit RM
e) Slip transfer di simpan di Out Guide.